Проблемы, с которыми столкнулась автошкола
- Потеря заявок и клиентов
Менеджеры обрабатывали заявки вручную: из звонков, с сайта, с рекламы. Часто данные терялись или приходилось несколько раз перезаписывать информацию. Некоторые заявки просто «терялись», и потенциальные клиенты уходили к конкурентам. - Сложности с расписанием занятий
Инструктора и группы планировались с помощью таблиц и бумажных журналов. Смена расписания, замена инструктора или машины — всё это превращалось в ежедневный хаос: отмены занятий, пересечения групп и путаница с транспортом. - Отсутствие прозрачной аналитики
Руководство не имело возможности быстро оценить эффективность рекламы, загрузку филиалов и инструкторов, динамику продаж. - Рутинная работа и низкая производительность
Менеджеры тратили большое количество времени на звонки, напоминания, ведение бумажных журналов и создание отчетов вручную. В результате снизилась эффективность работы команды.
Поиск решения и цели:
- Автоматизация подготовки договоров, расписания уроков и контроля оплат. Важно: гибкий инструмент корректировки расписания на случай внештатных ситуаций (поломка автомобиля, больничный инструктора, отмена занятия учеником).
- Оптимизация нагрузки на инструкторов и отслеживание рабочего времени.
- Оптимизация и мониторинг использования транспортных средств в автошколе. Минимизация простоев.
- Улучшение взаимодействия со студентами через личный кабинет.
- Снижение административной нагрузки за счёт автоматизации процессов.
Решение — Внедрение CRM-системы с интегрированным веб-приложением для оптимизации работы с клиентами и автоматизации бизнес-процессов.
Централизованное хранение данных о клиентах, заключённых контрактах и платежах, инструкторах и транспортных средствах.
Этапы реализации
Модуль 1: Диагностика и проектирование
Первым шагом стала подробная диагностика бизнес-процессов. Вместе с командой автошколы:
- изучили путь ученика от первого звонка до сдачи экзамена,
- выявили узкие места и «узлы потерь» заявок,
- составили визуальный борд процессов, где наглядно отображались все этапы: от лидов и заключения договоров до сдачи экзаменов.
Это позволило понять, где именно требуется автоматизация и какие задачи можно упростить.
Модуль 2: Внедрение CRM и интеграций
CRM-система была полностью адаптирована под специфику автошколы. В системе выделили несколько ключевых воронок:
- Лиды: заявки с сайта, рекламы и звонков. Система автоматически фиксировала все обращения, исключая потерю клиентов.
В рамках процессов работы с Лидами:
- фиксировался источник Лида
- сохранялись все данные Лида
- внедрили регистрацию причин отказа (дорого, не подходит время, отказался), чтобы анализировать эффективность маркетинга
- менеджер получал автоматические уведомления/задачи по обработке Лида
- Продажи: заключение договоров, фиксация оплат, контроль статусов. Автоматические уведомления о необходимости повторного контакта с клиентом снизили риск упущенных сделок.
— Удобное заполнение данных с помощью формы по QR-коду
— Автоматическое формирование счетов и выставление ученикам
3. Обучение, дополнительные воронки под особые тарифы (VIP, только уроки вождения и прочее).
Мы также автоматизировали более узкие сценарии, вроде продаж только практических занятий для тех, кто уже имеет права и др.
Результат
- Все лиды фиксируются в CRM, потерянные заявки — в прошлом.
- Менеджеры экономят время на ручной обработке и могут сосредоточиться на работе с клиентом.
- Руководство видит эффективность рекламных каналов и конверсию лид → договор.
Модуль 3: Автоматизация расписания и занятий
- Настроили расписание занятий в мобильном приложении.
- Настроены связи инструкторов и машин (работает инструктор на обоих типах КПП или нет, на своей машине или нет).
- Возможность мгновенной замены инструктора или машины без конфликта.
- Автоматические уведомления ученикам и инструкторам о изменениях в расписании.
- Инструкторы отмечают свой график работы в приложении, легко добавляют слоты.
Результат
- Уменьшение пропуска занятий.
- Инструктора видят свою загрузку на неделю, что исключает накладки.
- Администраторы тратят меньше времени на согласование замен и обновление таблиц.
Модуль 5: Личные кабинеты и мобильное приложение
Мы создали удобно приложение, которым можно пользоваться как на телефоне, так и в веб-версии. Разработан отдельный интерфейс и функционал для каждого участника процесса:
Ученики:
- Просмотр расписания и бронирование занятий.
- История оплат и прогресс обучения.
- Уведомления о занятиях и экзаменах.
Инструктора:
- График работы и список учеников.
- Контроль автопарка и напоминания.
- Уведомления о замене занятий.
Администраторы:
- Управление расписанием, инструкторами, учениками и автопарком.
- Обработка бронирований и отмен.
- Быстрая аналитика по филиалам и финансовая отчетность.
Результат
- Удобство для всех участников.
- Сокращение звонков и ручной работы.
- Прозрачность процессов и контроль над обучением.
Этап 5: Аналитика и отчёты
Предоставлена визуализация ключевых метрик и отчёты в реальном времени.
Результат
- Возможность принимать решения на основе данных.
- Контроль загруженности и эффективности работы филиалов.
- Снижение человеческого фактора и ошибок при анализе данных.
Результаты внедрения
- Процессы внутри школы были систематизированы и задокументированы.
- Достигнута централизация данных о клиентах и сервисе.
- Управление воронкой продаж улучшено благодаря обязательным полям/этапам и регулярной аналитике.
- Внедрена отчетность по продажам и обучению.
- Ускоренный ввод в работу новых менеджеров благодаря готовому пакету материалов (регламенты, инструкции).
- Возможность отказаться от стороннего ПО для бронирования — экономия на лицензиях.
- Повышена привлекательность услуг школы за счет удобного студенческого приложения с полной историей взаимодействий с организацией.
- Создана база для дальнейшей автоматизации и интеграций.
Остались вопросы?
Свяжитесь с нами, мы с удовольствием Вас проконсультируем:
info@support.by
Понравилась статья? Хочешь получать еще больше полезного контента? Подписывайся на наш блог, будь в курсе последних новостей и интересных материалов из области хостинга и не только!
