О клиенте
Языковая школа с несколькими направлениями обучения (групповые и индивидуальные занятия, разные языки и уровни). Обучение проходит офлайн и онлайн, поток студентов стабильный, но процессы долгое время велись вручную.
Задачи и проблемы
По мере роста школа столкнулась с типичными сложностями:
1. Потеря заявок и хаос в коммуникациях
Заявки приходили с сайта, социальных сетей, мессенджеров и по телефону.
CRM у Клиента была, но настройки лидогенерации, воронок продаж не проводились. Некоторые заявки падали в CRM, некоторые менеджеры добавляли сами. Часть обращений терялась, не было единой истории общения со студентом.
2. Сложное управление расписанием
- разные языки и уровни;
- группы и индивидуальные занятия;
- замены преподавателей и переносы уроков.
Расписание велось вручную, изменения приходилось сообщать каждому студенту отдельно.
3. Нет прозрачности
Руководство не видело:
- какие каналы приводят студентов;
- какие группы заполняются лучше;
- реальную загрузку преподавателей;
- актуальную информацию по оплатам.
4. Высокая нагрузка на администраторов
Большая часть времени уходила на рутину: оформление учеников, контроль оплат, ответы на однотипные вопросы, напоминания о занятиях.
Цели проекта
Перед внедрением решения были сформулированы цели:
- создать единую систему для работы с заявками и студентами;
- автоматизировать расписание занятий и уведомления;
- упростить контроль оплат и посещаемости;
- дать студентам и преподавателям удобные личные кабинеты;
- получить понятную аналитику для управления школой.
Решение
Было внедрено комплексное решение для языковой школы на базе CRM с дополнительными веб-приложением для обучения, удобной оплаты, расписания и аналитики. Система охватывает весь путь студента — от первой заявки до завершения курса.
Что было реализовано?
Первым шагом стала подробная диагностика бизнес-процессов. Вместе с командой школы иностранных языков:
- изучили путь ученика от первого звонка до сдачи экзамена,
- выявили узкие места и «узлы потерь» заявок,
- составили визуальный борд процессов, где наглядно отображались все этапы: от лидов и заключения договоров до сдачи экзаменов.
1️⃣ Единая CRM для заявок и студентов
Все обращения автоматически попадают в CRM:
- с сайта;
- из мессенджеров;
- из рекламных источников;
- по телефону.
Для каждого студента создаётся карточка с:
- историей общения;
- выбранным языком и уровнем;
- группой или форматом обучения;
- статусом оплаты.
Воронка выстроена по этапам:
заявка → консультация → запись → оплата → обучение
2️⃣ Автоматизация расписания занятий
В системе настраивается:
- расписание по языкам и уровням;
- групповые и индивидуальные занятия;
- привязка преподавателей;
- аудитории или онлайн-формат.
При изменениях:
- система автоматически уведомляет студентов и преподавателей;
- администратору не нужно писать каждому вручную.
- Управление расписанием, инструкторами, учениками и автопарком.
- Обработка бронирований и отмен.
- Быстрая аналитика по филиалам и финансовая отчетность.
3️⃣ Личные кабинеты студентов
Каждый студент получает доступ к личному кабинету, где он видит:
- актуальное расписание, а также может а;
- информацию о группе и преподавателе;
- историю оплат и возможность купить курс, дополнительные услуги школы;
- уведомления об изменениях;
- свой прогресс обучения.
4️⃣ Кабинеты преподавателей
Преподаватели работают в своей части системы:
- видят расписание занятий;
- списки групп и студентов;
- отмечают посещаемость;
- контролируют свою нагрузку, выставляют свой график.
5️⃣ Контроль оплат и посещаемости
Система автоматически:
- фиксирует оплаты;
- напоминает студентам о предстоящих платежах;
- показывает задолженности;
- формирует отчёты по оплатам и посещаемости.
Также студенты из своего личного кабинета могут оплатить курсы/дополнительные занятия и другие услуги школы.
6️⃣ Аналитика и отчёты
Руководство школы получило доступ к аналитике в реальном времени:
- эффективность рекламных каналов;
- заполненность групп;
- загрузка преподавателей;
- динамика записей и оплат;
- аналитика звонков;
- популярность направлений и уровней.
Отчёты формируются автоматически, без ручных таблиц.
Результаты
После внедрения решения языковая школа получила:
✅ централизованную систему управления обучением
✅ прозрачную воронку заявок и записей
✅ автоматизированное расписание и уведомления
✅ снижение нагрузки на администраторов
✅ удобные личные кабинеты для студентов и преподавателей
✅ понятную аналитику для принятия управленческих решений
Итог
Автоматизация позволила языковой школе перейти от разрозненных ручных процессов к единой цифровой системе.
Это улучшило сервис для студентов, упростило работу сотрудников и дало руководству полный контроль над бизнесом.
Остались вопросы?
Свяжитесь с нами, мы с удовольствием Вас проконсультируем:
info@support.by
Понравилась статья? Хочешь получать еще больше полезного контента? Подписывайся на наш блог, будь в курсе последних новостей и интересных материалов из области хостинга и не только!
