В современных условиях школы танцев сталкиваются с огромным количеством рутинных задач: обработка заявок, управление расписанием занятий, работа с учениками, финансовые операции и отчётность. Чтобы повысить эффективность, оптимизировать работу команды и улучшить клиентский опыт, одна из школ танцев решила внедрить комплексное цифровое решение для автоматизации бизнес-процессов.
Проблемы, с которыми столкнулась школа танцев
На старте руководство и администрация школы столкнулись с рядом вызовов:
1. Потеря и дублирование заявок
Занятия и записи на пробные уроки фиксировались вручную через звонки, мессенджеры и бумажные тетради. Многие заявки терялись, а сотрудники тратили время на повторный ввод данных.
2. Сложности с расписанием и сменой преподавателей
Построение расписания в таблицах приводило к накладкам: пересечения групп, непредвиденные замены преподавателей и отмены занятий создавали хаос и ошибки.
3. Отсутствие прозрачной аналитики
Руководство не могло оперативно оценить эффективность маркетинга, загрузку преподавателей, рост групп и динамику продаж.
4. Высокая административная нагрузка
Администраторы тратили большую часть рабочего дня на ручную обработку платежей, напоминания ученикам, корректировку графиков и подготовку отчётов.
Поиск решения и цели проекта
Чтобы устранить проблемы, команда школы танцев определила следующие цели:
🔹 централизовать данные о клиентах и уроках;
🔹 автоматизировать запись на занятия и оплату;
🔹 оптимизировать расписание и планирование преподавателей;
🔹 создать личные кабинеты для учеников и педагогов;
🔹 получить аналитические отчёты в режиме реального времени.
После анализа доступных инструментов было принято решение внедрить CRM-систему с модулем управления обучением и расписанием, адаптированную под специфику танцевальной школы.
Этапы реализации
1️⃣ Аудит и моделирование процессов
Сначала специалисты провели детальный аудит текущих процессов и визуализировали путь ученика — от первого контакта до регулярных занятий. Это позволило выявить узкие места и точки автоматизации.
2️⃣ Внедрение системы и интеграции
CRM-платформа была настроена под специфику школы танцев. Основные направления работы:
✔ автоматический сбор лидов из сайта, соцсетей и мессенджеров;
✔ единая база учеников и преподавателей;
✔ автоматизация документации, в том числе договоров и счетов;
✔ связь данных об оплатах с расписанием и статусами занятий.
CRM-система была полностью адаптирована под специфику танцевальной школы. В системе выделили несколько ключевых воронок:
- Лиды: заявки с сайта, рекламы и звонков. Система автоматически фиксировала все обращения, исключая потерю клиентов.
В рамках процессов работы с Лидами:
- фиксировался источник Лида
- сохранялись все данные Лида
- внедрили регистрацию причин отказа (дорого, не подходит время, отказался), чтобы анализировать эффективность маркетинга
- менеджер получал автоматические уведомления/задачи по обработке Лида
- Продажи: покупка абонементов/разовых занятий, фиксация оплат, контроль статусов. Автоматические уведомления о необходимости повторного контакта с клиентом снизили риск упущенных сделок.
— Удобное заполнение данных с помощью формы по QR-коду
— Автоматическое формирование счетов и выставление ученикам
3. Обучение, дополнительные воронки под особые тарифы (групповые направления, индивидуальные занятия, онлайн).
Мы также автоматизировали более узкие сценарии, вроде продаж индивидуальных занятий, воронка для тех, кто учавствует в соревнованиях и тех, кто ходит «для себя».
Результат 2 этапа внедрения:
- Все лиды фиксируются в CRM, потерянные заявки — в прошлом.
- Менеджеры/администраторы экономят время на ручной обработке и могут сосредоточиться на работе с клиентом.
- Руководство видит эффективность рекламных каналов и конверсию лид → продажа абонемента.
3️⃣ Автоматизация расписания и управления занятиями
Для администраторов (методистов) система позволила в режиме реального времени:
✔ формировать расписание групп;
✔ управлять сменами преподавателей и помещений;
✔ отправлять оповещения ученикам и педагогам о изменениях;
✔ исключить накладки и ошибки при планировании.
Результат 3 этапа внедрения:
- Уменьшение пропуска занятий.
- Преподаватели видят свою загрузку на неделю, что исключает накладки.
- Администраторы тратят меньше времени на согласование замен и обновление таблиц.
4️⃣ Личные кабинеты и мобильное приложение
Мы создали удобное приложение, которым можно пользоваться как на телефоне, так и в веб-версии. Разработан отдельный интерфейс и функционал для каждого участника процесса:
Ученики:
- Просмотр расписания и бронирование занятий.
- История оплат и прогресс обучения.
- Уведомления о занятиях и экзаменах.
Инструктора:
- График работы и список учеников.
- Уведомления о замене занятий.
Администраторы:
- Управление расписанием, преподавателями, учениками и комнатами/аудиториями.
- Обработка бронирований и отмен.
- Быстрая аналитика по филиалам и финансовая отчетность.
Результат 4 этапа внедрения:
- Удобство для всех участников.
- Сокращение ручной работы.
- Прозрачность процессов и контроль над обучением.
5 Аналитика и отчёты
Предоставлена визуализация ключевых метрик и отчёты в реальном времени.
Результат 5 этапа:
- Возможность принимать решения на основе данных.
- Контроль загруженности и эффективности работы филиалов.
- Снижение человеческого фактора и ошибок при анализе данных.
Результаты внедрения
Внедрение автоматизации дало следующие результаты:
✅ Все обращения и заявки фиксируются централизованно, потерянные лиды в прошлом.
✅ Администрация экономит время на рутине, сосредотачиваясь на развитии сервиса и работе с учениками.
✅ Прозрачная аналитика позволяет оценить удачные маркетинговые каналы, загрузку групп и прибыль.
✅ Расписание стало гибким и безошибочным, с возможностью мгновенной коррекции и автоматическими уведомлениями.
✅ Личные кабинеты повысили вовлечённость клиентов — ученики могут сами управлять записями, а преподаватели видят свою загруженность.
Итоги
Автоматизация процессов в школе танцев стала ключевым шагом для роста и повышения качества сервиса. С внедрением цифровой платформы школа смогла:
➡️ убрать ручной ввод данных;
➡️ повысить уровень обслуживания клиентов;
➡️ освободить время команды для более важных задач;
➡️ получить аналитику для принятия решений на основе данных.
Хотите аналогичное решение для вашей школы танцев — подберём инструменты и подход под ваши задачи!
Остались вопросы?
Свяжитесь с нами, мы с удовольствием Вас проконсультируем:
info@support.by
Понравилась статья? Хочешь получать еще больше полезного контента? Подписывайся на наш блог, будь в курсе последних новостей и интересных материалов из области хостинга и не только!
