Как сократить время сверки документов с помощью ИИ? Кейс о том, как мы сэкономили кучу рабочего времени бухгалтерии клиента.

Как вы наверняка знаете, мы в Support.by занимаемся не только хостингом и облачными решениями, но и профессиональной разработкой, в том числе с использованием самых современных технологий. Хотим поделиться с вами свежей историей работы с нашим клиентом и рассказать, как разработали и помогли внедрить уникальный продукт с использованием искусственного интеллекта (ИИ, AI), что позволило кардинально упростить работу бухгалтерии с документами. Приятного чтения!

Проблема, с которой столкнулся клиент: Огромное количество времени тратится на сверку актов компании с актами их контрагентов. Этот ручной труд просто напрашивался на автоматизацию. Но вопрос: как?

Задача:  Сэкономить рабочее время бухгалтерского отдела или отдела взаиморасчетов на сверку документов с помощью использования искусственного интеллекта.

Решение

Если кратко, то AI сравнивает документ «Акт-сверки», который предоставляют контрагенты с собственным Актом-сверки компании.
Если находит расхождение, то уведомляет бухгалтера (ответственного сотрудника) об этом, если нет — то просто отправляет его в нужную папку и подсвечивает зеленым цветом для наглядности.
В итоге ручную проверку нужно проводить только для тех документов, где какие-то показатели не сошлись и ИИ выявил неточности.

Как это все работает?

Клиент организует рабочие процессы в среде Битрикс24. Рассмотрим весь процесс сверки:

1. В портал Битрикс24 клиент загружает акт-сверки в формате pdf. 
2. Каждому клиенту соответствует папка с УНП в названии.
3. Каждый файл сохраняется в формате УНП_дата_номер.pdf
4. Каждый файл обрабатывается модулем распознавания.

Результатом является:

• наличие или отсутствие задолженности
• сумма

Также клиент использует систему 1С:Предприятие.

5. На стороне 1С:Предприятия генерируются акты сверок по параметрам, которые распознает OCR (Оптическое распознавание символов — процесс преобразования изображения текста в машиночитаемый текстовый формат). Эти документы также выгружаются на портал Битрикс24 в папку с УНП в названии.

6. Каждый файл обрабатывается модулем распознавания. Результатом является:

• наличие или отсутствие задолженности
• сумма

Примеры обрабатываемых документов

Дополнительные требования и поля, значения которых, желательно распознавать на каждом документе:

Полученные данные сравниваются по следующему алгоритму:

• сравнивается конечное сальдо
• сравниваются обороты за период.

Если сходятся, то:

документы отправляются в нужную папку, а бухгалтер получает уведомление, что акты проверены и сними все в порядке.

Если не сходятся, то:

• Сравниваются ИТОГО по договорам и находятся договора с расхождениями. Если договоров нет, то сравниваются построчно.
• Построчно сравниваются сочетания: дата + операция + сумма. Находятся строчки с расхождениями. Высылаются бухгалтеру для разбирательств.                                                    
• Может быть, что строчек не хватает у любой из сторон — тогда результат высылается бухгалтеру для разбирательств.

Чтобы все это так слаженно функционировало, наши специалисты выполнили следующие работы:

• Интеграция OCR (API Google/AWS/Azure, код загрузки и обработки)
• Обработка и подготовка файлов для OCR (самый ВАЖНЫЙ пункт!)
• Анализ актов (GPT API для сравнения данных, обработка ошибок)
• Хранение результатов (Создать схему БД, хранить сверенные данные)
• API и веб-интерфейс (Написать REST API, сделать страницу отображения)
• Логика сверки (Сравнивать акты, фиксировать расхождения, cron)
• Тестирование и отладка (Тесты, проверка корректности работы)

Результат

Остались вопросы?

Свяжитесь с нами, мы с удовольствием Вас проконсультируем:

info@support.by

Понравилась статья? Хочешь получать еще больше полезного контента? Подписывайся на наш блог, будь в курсе последних новостей и интересных материалов из области хостинга и не только!