4 мини-кейса Битрикс24: Документ сам запускает процессы в CRM — сроки договоров, HR, логистика, договора аренды.

Вы сейчас просматриваете 4 мини-кейса Битрикс24: Документ сам запускает процессы в CRM — сроки договоров, HR, логистика, договора аренды.

Во многих компаниях автоматизация заканчивается ровно в тот момент, когда в процесс попадает PDF или скан документа.

Дальше всё снова вручную:
— открыть файл
— найти нужные данные
— перенести в CRM
— создать задачу
— поставить напоминание

Именно здесь чаще всего и теряется время.

Мы решили это через связку:

AI DocFlow + Смарт-процессы Bitrix24

Как это работает:

1️⃣ Документ поступает в систему
(почта, скан, загрузка)

2️⃣ AI DocFlow сам извлекает нужные данные:
— сумма
— контрагент
— даты
— номера
— любые нужные поля

3️⃣ Данные автоматически попадают в Смарт-процесс Bitrix24

4️⃣ CRM запускает автоматизацию:
— задачи
— уведомления
— согласование
— контроль сроков
— оплату
— любые сценарии

Как это работает в самой CRM:

С примерами обработки актов сверки взаиморасчетов, актов сдачи-приемки вместе с запуском задачи для бухгалтера мы уже знакомили вас ранее. Вот еще 4 бизнес-процесса, которые легко автоматизируются в CRM с помощью AI DocFlow

1. Контроль сроков договоров (юридический отдел)

Было

Договор загрузили. Через год забыли о продлении.

Стало

AI DocFlow из договора извлекает:

  • номер
  • контрагента
  • дату подписания
  • дату окончания

Создается Смарт-процесс «Договоры».

Битрикс24:

  • ставит договор на контроль
  • за 60 дней создает задачу юристу
  • за 30 дней уведомляет менеджера
  • за 7 дней уведомляет руководителя

✓ Сроки больше не пропускаются.

2. HR: оформление нового сотрудника

Было

HR получает:

  • паспорт
  • анкету
  • заявление

Вручную переносит данные.

Стало

  1. Скан паспорта загружается в AI DocFlow.
  2. Извлекаются:
    • ФИО
    • дата рождения
    • серия и номер
    • адрес
      ВАЖНО: Сам скан паспорта НЕ СОХРАНЯЕТСЯ В СИСТЕМЕ для соблюдения закона о защите персональных данных.
  3. Создается Смарт-процесс «Кандидат».


  4. Автоматически:
    • создается карточка сотрудника
    • ставятся задачи:
      • оформить пропуск
      • подготовить рабочее место
      • создать учетные записи

✓ Онбординг запускается автоматически. Сотрудник появляется в системе за минуты.

3. Логистика: транспортные накладные

Было

После доставки менеджер вручную переносит данные.

Стало

  1. Водитель фотографирует накладную.
  2. AI DocFlow извлекает:
    • номер ТТН
    • клиента
    • дату
    • сумму
  3. Создается элемент Смарт-процесса.
  4. CRM:
    • меняет статус отгрузки
    • уведомляет менеджера
    • запускает выставление счета.

✓ Документ сразу двигает сделку дальше.

Входящие заявки по договорам аренды (для недвижимости)

AI извлекает:

  • объект
  • арендатора
  • срок аренды
  • стоимость

Битрикс24:

  • создает объект в реестре
  • ставит напоминания по оплате
  • контролирует окончание аренды

✓ Ни один срок не забудется.

Если у вас сотрудники всё ещё вручную переносят данные из документов в CRM — можем показать, как это автоматизировать на ваших процессах.

Покажите на моих документах

Обычно достаточно 15 минут, чтобы увидеть, где можно убрать рутину полностью.

Если у вас остались вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами. Мы поможем настроить ваш портал и сократить ручной труд!

info@support.by

Понравилась статья? Хочешь получать еще больше полезного контента? Подписывайся на наш блог, будь в курсе последних новостей и интересных материалов из области хостинга и не только!

Метки: , , , , , , , , , ,